راه اندازی نرم افزار BPMS در موسسات حسابرسی
نرم افزار BPMS یا (مدیریت فرایند های کسب و کار ) ابزار و بستری است برای بهبود بخشیدن فرآیندهای کسب و کار سازمانها. در واقع این ابزار ،کارایی و اثربخشی سازمان را با مکانیزه نمودن فرآیندهای کسب و کار آن سازمان بهینه می سازد.
این ابزارها با ارائه گزارش‌های متعدد، ابزار مطمئن نظارت بر تصمیم‌سازی، اجرای تغییرات و بهینه‌کردن فرآیندهای کاری سازمان محسوب میشود. هدف این نرم افزار یکپارچه سازی فرایند ها ،عملیات و اطلاعات می باشد.
در این مقاله قصد داریم به اهمیت استفاده از سیستم های مدیریت فرآیندهای کسب وکار یا لزوم استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در موسسات حسابرسی بپردازیم.
راه اندازی چنین زیر ساختی در موسسات حسابرسی،نیازمند شناسایی جریانهای کاری موسسات ، قوانین کاری ،مجریان فرایند ها و نقشهای مناسب برای انجام فعالیتها است.با توجه به این شناخت ،نرم افزار جامعی برای مدیریت یکپارچه اطلاعات لازم می باشد.
BPMS یک روش برای مدیریت فرایند ها و اطلاعات است که میتواند در قالب سیستمهای مختلف نرم افزاری بروز کند اما آنچه در راه اندازی نرم افزار برای موسسات حسابرسی مهم است وجود زیر ساخت و چارچوب نرم افزاری برای تسریع در توسعه و شناخت فرآیندهای موسسات می باشد.
یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای مدیران موسسات حسابرسی، نحوه مدیریت گردش کارها و پیگیری وظایف محوله به کارکنان موسسه میباشد. روش‌های مرسومی که در موسسات استفاده میشود مانند یادداشتهای کاغذی و یا پیگیریهای تلفنی و … ، نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای موسسه باشد ، و به دلایل وابستگی امور ارجاعی به حضور فیزیکی اشخاص ، نداشتن دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، سرعت پایین در انتقال اطلاعات، مشخص نشدن نتایج پیگیریها در صورتی که فرد مسئول غایب باشد، این موارد به‌عنوان ضعف سیستمهای سنتی در موسسات به وضوح قابل مشاهده است.
تمامی فرآیندهای موسسات حسابرسی دارای یک روند اجرایی مشخص هستند که شامل بخش های مختلف بوده و با زمانبندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده شده و انجام می‌شوند.
با توجه به مواردی که ذکر شد دو نکته حائز اهمیت هست:
1. مدیریت گردش کارها ، که شامل انتساب وظیفه ها به کارکنان میباشد.
2. زمانبندی اجرای کارها که باعث میشود تا وظیفه ای پس از انجام شدن توسط یک کارمند به کارمند بعدی برسد.
برای دستیابی به این اهداف، بایستی گردش کار و روش اجرای فرآیندهای موسسه به دقت مورد مطالعه قرار گیرد.
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار هادی حساب (BPMS) ویژه موسسات حسابرسی، با شناسایی نیازها و فرآیندهای موسسات حسابرسی و در نظر گرفتن زمانبندی مناسب جهت اجرای کارها، با در اختیار قرار دادن یک محیط گرافیکی و کاربردی قادر خواهد بود که گردش کارهای مختلفی را تعریف نماید، با تعریف گردش کارها، فرآیندهای موسسه به سادگی به صورت اتوماتیک مرحله به مرحله انجام خواهند شد و وظیفه افراد مختلف در موسسه مشخص و قابل کنترل و پیگیری خواهد گشت.
یکی دیگر از ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار هادی حساب ویژه موسسات حسابرسی ، قابلیت ثبت دریافت وجه نقد و ثبت تخصیص سپرده های بیمه و حسن انجام کار قراردادها و همچنین صدور اتوماتیک صورت حساب های فروش میباشد که در صورت اتصال به نرم افزار حسابداری هادی حساب تمامی اسناد مربوط به این عملیات در سیستم ثبت می شوند.
امکانات سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار هادی حساب:
- محیطی پویا و پارامتریک جهت تعریف فرآیند ها و گردش کار سازمان
- تعریف شروط و محاسبات هوشمند زمان اجرای فرآیندها و گردش کار سازمان
- تعریف وتفکیک فرآیند ها و گردش کار درون سازمان و برون سازمانی
- تعریف و مدیریت شاخص های کنترل های داخلی سازمان و نظارت بر اجرای صحیح آنها
- ارسال ایمیل و پیامک طبق تعاریف مربوطه در فرآیندها و گردش کار
- اتصال فرآیندها و گردش کار به فرم های اداری و سازمانی
- اتصال سیستم به پرتال مشتریان و تعریف فرآیندها و گردش کار های مربوطه
- ایجاد هوشمند نامه ها و قراردادهای مرتبط با فرآیندها و گردش کار (تنظیم ، تایید ، وصول مطالبات و … )
- کارتابل کارهای در جریان ، یادآوری ها ، اطلاعات ارسالی مشتریان ، قراردادهای جدید و …
- امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی برای تعریف گردش کارها
- اجرای چندین فرآیند به صورت همزمان
- تعیین مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش کار
- مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به‌صورت گرافیکی
- مشاهده روند ثبت قراردادهای حسابرسی توسط مدیران موسسه
- گزارشات قراردادهای تسویه نشده
- امکان ساخت گزارش های جدید بر اساس فیلدهای پروژه
کارایی و انعطاف‌پذیری بالا در کنار سادگی این نرم افزار ، باعث شده است تا طراحی فرآیندها به سادگی و راحتی صورت بگیرد. ایجاد هر نوع گزارش دلخواه در بخش‌های مختلف با ابزارهایی ساده و کاربردی ، عملیات ایجاد فرآیندها را به سادگی قابل اجرا می‌کند.
یکپارچگی کامل BPMS با سایر بخش های مجموعه نرم افزاری هادی حساب، موسسات حسابرسی را قادر می کند تا به دور از هرگونه پراکندگی اطلاعاتی، فرآیندهای خاص خود را در دل راهکارهای هادی حساب ، طراحی کنند و آنها را از همان طریق در اختیار کاربر نهایی قرار دهند. همچنین مدیران موسسات حسابرسی با استفاده از این قابلیت ها شاهد گزارش های متنوع مدیریتی و نظارتی خواهند بود.
جهت آشنایی بیشتر با مجموعه نرم افزارهای هادی حساب ویژه موسسات حسابرسی میتوانید به قسمت راهکارهای ویژه موسسات حسابرسی مراجعه نمایید و در صورت نیاز به اطلاعات تکمیلی تر و دموی نرم افزار فرم درخواست دمو را در وبسایت هادی حساب رایان نوین تکمیل نمایید و یا با کارشناسان شرکت هادی حساب رایان نوین با شماره 88443634-021 تماس حاصل فرمایید.
بسیار مفید بود . سایت خوبی دارید .