BPMS (نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار) چیست؟
BPMS مخفف کلمه “Business process management software” به معنی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به شرکت ها کمک می کند تا مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف را طراحی، مدل سازی، اجرا، خودکارسازی و بهبود بخشند که در صورت تکمیل، به یک هدف سازمانی برسند. روی هم رفته، فعالیت ها و وظایفی که می تواند توسط افراد و تجهیزات در یک سازمان انجام شود و به طور معمول شامل بخش های مختلف است، روالی است که به عنوان یک فرآیند تجاری شناخته می شود. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار محصول فناوری است که از مدیریت فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می کند. یک پارچه بودن سیستم ها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود و به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند تصمیمات بهتر و جامع تری بگیرند.
BPMS یک نرم افزار با محیط گرافیکی عالی است و به شما امکان می دهد با داشتن حداقل دانش برنامه نویسی و کامپیوتر بتوانید فرآیندهای تجاری سازمان را مکانیزه کنید. در گذشته به دلیل تعدد نرم افزارها، سازمان ها دچار مشکل سیستم های جزیره ای (نرم افزار های مختلف جدا از هم که برای یک سازمان مشغول به انجام یک کار هستند) می شدند و یک پارچه سازی سیستم ها بسیار کار دشواری بود. اکنون با ظهور BPMS این مشکل حل شده و همه اطلاعات به صورت یک پارچه به وسیله این سیستم ها تجزیه و تحلیل می شوند. یک پارچه بودن سیستم ها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود و کمک به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند.
اتوماسیون گردش کار
قبل از پیاده سازی اتوماسیون برای خودکار کردن گردش کار، همه فرآیندها باید مستند سازی شوند که نیازمند برنامه ریزی و همکاری است و نیازمند ابزارهایی برای نشان دادن روال فرآیندها است. مدل های فرآیند کسب و کار را می توان در BPMS به روش های مختلف ایجاد کرد و سپس توسط کاربران مورد بررسی قرار داد تا از به تصویر کشیدن دقیق فرآیندها اطمینان حاصل کنند. مدل های فرآیند را می توان به طرق مختلف منتشر کرد. برخی از مدل سازی های فرآیند شامل حالت های شبیه سازی برای آزمایش سناریوهای مختلف فرآیندها است.
جنبه اصلی اتوماسیون فرآیند، بارگیری بسیاری از کارهای رایج مربوط به عملکردهای روزانه کارکنان در سیستمی است که با قوانین تجاری برنامه ریزی شده است و محرک های خودکار با تعامل محدود انسان به لطف سیستم های گردش کار برنامه ریزی شده است. ایجاد این اتوماسیون شامل جمع آوری وظایف یا اقدامات و مکانیسم های ورودی (به عنوان مثال فرم ها یا ورودی های سیستم) برای انجام یک فرآیند تجاری است.
تجزیه و تحلیل
ابزارهای BPMS سطوح مختلف گزارش دهی را ارائه می دهند یا با ابزارهای گزارش دهی ادغام می شوند تا تجزیه و تحلیل عملکرد فرآیند را ارائه دهند. گزارش های تجاری با شاخص های کلیدی عملکرد گره خورده و داده هایی را در مورد عملکرد تک تک اقدامات، فرآیندها، اعضای فرآیند و غیره ارائه می دهند. تجزیه و تحلیل می تواند تنگناهای فرآیند را شناسایی کرده و فرصت هایی را برای بهبود مستمر فرآیند فراهم کند. علاوه بر این، حسابرسی می تواند بر روی فرآیندهای گذشته نیز انجام شود.
مزایای اجرای BPMS
پیادسازی و استفاده از BPMS مزایای بسیار زیادی برای سازمان هایی دارد که از آن استفاده می کنند در ادامه مطلب به بررسی آن می پردازیم. این ابزارها به شرکت ها کمک می کند تا استراتژی های تجاری خود را با هماهنگی و بهبود فرآیند کسب و کار در بخش ها مختلف خود سازمان و حتی با شرکای خارجی پیاده سازی کنند. آن ها یکپارچگی را در سیستم ها و برنامه های سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمانی و مدیریت ارتباط با مشتری فعال می کنند. ابزارهای BPMS داده ها را جمع آوری کرده و تجزیه و تحلیل را انجام می دهند تا به شرکت ها کمک کند تا دریابند که کدام بخش از فرآیند کسب و کار را می توان به صورت خودکار انجام داد.
BPMS رویکرد مبتنی بر داده دارد، و این خود مدیران تجاری را قادر می سازد تا تصمیمات خود را در مورد فرآیندهای تجاری که باید بر اساس کلان داده ها گرفته شود با دقت بیشتری اتخاذ کنند. این ابزارها اگر به طور صحیح به کار گرفته شوند به بهره وری و بالا بردن روحیه کارکنان با خودکارسازی کارهای دستی و برطرف کردن تنگناها کمک می کند.
BPMS یکی از فناوری هایی است که به شرکت ها در دستیابی به طرح های تحول دیجیتال کمک می کند. سیستم های BPMS می توانند به شرکت ها در مدیریت ایجاد مجدد فرآیندهای موجود و ایجاد فرآیندهای تجاری جدید برای حمایت از بهینه سازی دیجیتال و تلاش برای تحول دیجیتال کمک کنند و باعث بهبود نتایج کسب و کار نه فقط در فرآیندهای تجاری سازمان یافته و تکرار شونده بلکه در همه جنبه ها شوند.
ویژگی های BPMS
BPMS دارای ویژگی هایی مانند سیستم های پردازش برای مدل سازی فرآیند ها است. جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل کسب و کار برای فعال کردن تغییرات هوشمند فرآیندها؛ سیستم مدیریت محتوا برای ذخیره ایمن فایل ها؛ ابزارهای همکاری، از جمله نرم افزار همکاری اجتماعی؛ و ذخیره سازی در فضای ابری یا به صورت سخت افزاری است. مجموعه ویژگی های محصولات BPMS در حال تکامل است، زیرا فروشندگان برای پاسخگویی به نیاز مشتریان خود برای خودکارسازی سریع فرآیندهای ساده، پاسخ گویی در کمترین زمان و استفاده از فناوری های در حال ظهور نیازمند مواردی مانند ابزارهای BPMS هستند.
جمع بندی
به طور کلی می توان گفت که سیستم های BPMS می توانند نرم افزار تخصصی برای هر سازمان بر اساس نیازهای خود سازمان ایجاد کنند. این نرم افزار به سازمان ها کمک می کند تا با صرف هزینه و زمان کمتر تصمیمات بهتری بگیرند و تجزیه و تحلیل کامل تری نسبت به اطلاعات خود داشته باشند. و در نهایت مدیریت یک سیستم یکپارچه برای یک سازمان بسیار مفید تر و کاربردی تر است.
محصولات مرتبط :
مقالات مرتبط :
