نرم افزار تایم شیت – هدف، استفاده و اهمیت آن
تایمشیت یک جدول زمانبندی است ، که هر فردی کارهای روزانه‌ی خود را در آن وارد می‌کند.
از لحاظ فنی، یک جدول زمانی، یک قطعه کاغذ است که برای ردیابی زمان کار هر کارمند در یک کار یا پروژه استفاده می شود. هدف استفاده از تایمشیت در هر سازمانی متفاوت است. تایمشیت معمولا شامل نام فرد، تاریخ، نام پروژه، برنامه روزانه و وظایفیست که در روز انجام شده است.
همچنین از تایمشیت ها برای اختصاص منابع هم استفاده می‌شود. هدف از تایمشیت این نیست که فرد را ردیابی کند، بلکه یک پایگاه اطلاعاتی برای اهداف مختلف آماده می‌کند.
این اهداف می‌توانند:
- محاسبه کل ساعت صرف شده بر روی یک پروژه،
- هزینه‌های مربوط به یک پروژه،
- زمان اختصاص داده شده هر فرد در یک پروژه،
- تحلیل کار باقیمانده در هر مرحله از پیشرفت پروژه
نرم افزار تایم شیت ابزار خوبی برای مدیران حسابرسی است تا روند مرخصی هر فرد را ببینند. مدیر حسابرسی یا پروژه همچنین می‌تواند برنامه‌های آموزشی و مرخصی برای هر فرد را براساس تایمشیت او برنامه‌ریزی کند. همچنین تایمشیت ها به وضوح میزان بار کاری افراد را مشخص می‌کنند.
4 دلیل که نرم افزار تایم شیت می‌تواند در کسب و کار شما تغییر اساسی ایجاد کند.
۱- برنامه‌ریزی آسان
مدیریت هزینه‌های کارکنان را آسان می‌کند. با جمع‌آوری اطلاعات، می‌توانید یک برنامه متعادل و مقرون به صرفه را در کسری از زمان ایجاد کنید. این ابزار می‌تواند به کاهش هزینه‌های اضافی کمک کند.
۲ – توانمندسازی نیروی کار
یکی دیگر از مزایای نرم افزار تایم شیت برای موسسات حسابرسی این است که:
به کارکنان اجازه می‌دهد تا نقش مهمی در مدیریت زمان و حضورشان داشته باشند.
سیستم آنلاین تایمشیت به کارکنان اجازه می‌دهد تا با استفاده از لپ‌تاپ‌ها، رایانه‌های شخصی یا حتی دستگاه‌های تلفن همراه برنامه خود را مدیریت کنند.
این مدیریت می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- بررسی برنامه‌های فردی
- نمایش ساعت‌های کاری
- پیگیری زمان باقیمانده
۳- صرفه‌جویی در زمان و پول
نرم افزار تایم شیت می‌تواند به کسب و کار شما برای صرفه‌جویی در هزینه کمک کند. این نرم‌افزارها می‌توانند با جلوگیری از سرقت زمان و شما را از درستی داده‌های زمانی مطمئن کنند. خودکار‌سازی روند پرداخت حقوق، به میزان قابل توجهی کار پرسنل بخش حقوق و دستمزد را کاهش می‌دهد، به این ترتیب می‌توانند بر روی سایر جنبه‌های کاری خود تمرکز کنند. همچنین به کاهش خطاهای انسانی در روند پرداخت حقوق کمک می‌کند.
۴- به شما کمک می‌کند تصویر بزرگتر و واضح‌تری از کسب و کارتان ببینید.
سیستم‌های برنامه‌ریزی کارکنان به کسب‌و‌کارها کمک می‌کنند با استفاده از گزارش زمان واقعی تصویر واضح‌تری از سازمان داشته باشند. با یک کلیک، داده‌های حضور و غیاب را می‌توان چاپ، یا ایمیل کرد یا در یک نمودار قرار داد. بر خلاف تایمشیت دستی، نرم افزار تایم شیت اجازه می‌دهد تا مدیران به آسانی همه چیز را از زمان کاری گرفته تا تعطیلات هر کارمند مشاهده کنند. همچنین می‌توانند بر موارد زیر نظارت کنند:
- اضافه‌کاری : نرم افزار تایم شیت اجازه می‌دهد تا ناظران اضافه کاری یک شیفت را مشاهده کنند. این یک ابزار عالی بازنگری مجدد حجم کارهاست.
- با استفاده از نرم افزار تایم شیت مدیران می‌توانند ببینند که یک کارمند چقدر تاخیر داشته است و اقدامات انضباطی مناسبی را انجام دهند.
- سرپرستان می توانند عملکرد را کنترل کنند و تصمیمات موثر را اتخاذ کنند
- ارزیابی آنلاین کارکنان و مشاهده نظرات مدیران توسط پرسنل مربوطه
- کنترل کار در جریان با بودجه پیش بینی شده برای هر پروژه
هادی حساب
راه‌های زیادی وجود دارد که نرم افزار تایم شیت می‌تواند به کسب و کار شما کمک کند تا کاراییش را افزایش دهد. نرم افزار هادی حساب با ده‌ها ابزار، کسب و کار شما را قادر می‌سازد تا هزینه‌ها را کاهش دهد، بهره‌وری را افزایش دهد و فرایندهای مختلف حقوق و دستمزد و منابع انسانی را تسریع کند
