راهکارهای تضمین درآمد در سازمان ‌ها

گاهی مدیران ماه‌ها برای افزایش فروش برنامه‌ریزی می‌کنند، در حالی که بخشی از درآمد سازمان درست از کنار دستشان عبور می‌کند؛ نه به دلیل رکود بازار، نه به خاطر کاهش مشتری، بلکه به علت فرآیندهایی که هر روز بدون جلب توجه، بخشی از ارزش خلق‌شده را هدر می‌دهند. یک خدمت انجام شده اما صورتحساب آن صادر نشده، چند ساعت کار کارشناسی که در پروژه ثبت نشده، اختلاف میان اطلاعات فروش و حسابداری یا قراردادی که بخشی از تعهدات مالی آن فراموش شده است؛ این‌ها همان شکاف‌های کوچکی هستند که در پایان سال به اعداد بزرگی تبدیل می‌شوند.

سازمان‌ها معمولاً درآمد را گم نمی‌کنند؛ آن را نمی‌بینند

یکی از برداشت‌های اشتباه درباره تضمین درآمد این است که تصور می‌شود این مفهوم فقط برای کشف تخلفات مالی یا بررسی اسناد حسابداری کاربرد دارد. در واقع، مسئله بسیار عمیق‌تر از این است.

فرض کنید یک شرکت مشاوره فناوری اطلاعات روی پروژه‌ای سه ماهه کار می‌کند. اعضای تیم هر روز بخشی از زمان خود را صرف جلسات، تحلیل، طراحی و توسعه می‌کنند، اما تنها بخشی از این فعالیت‌ها در سیستم ثبت می‌شود. پروژه تحویل داده می‌شود، مشتری نیز رضایت دارد، اما صورتحساب بر اساس اطلاعات ناقص صادر شده است. درآمد از بین نرفته؛ فقط بخشی از آن هرگز شناسایی نشده است.

 

بزرگ‌ترین عامل نشت درآمد، اشتباه افراد نیست؛ گسست اطلاعات است

سال‌ها تصور می‌شد خطای انسانی عامل اصلی کاهش درآمد است، اما تجربه سازمان‌های داده محور نشان می‌دهد مشکل اصلی، پراکندگی اطلاعات است.

زمانی که نرم افزار فروش، سیستم مالی، انبار، مدیریت پروژه و منابع انسانی هر کدام زبان مخصوص خود را داشته باشند، هیچ تصویری از واقعیت سازمان کامل نخواهد بود. واحد فروش پایان پروژه را اعلام می‌کند، اما اطلاعات هنوز به بخش مالی نرسیده است. تیم پروژه ساعت‌های کاری را ثبت می‌کند، اما این داده‌ها وارد فرآیند صورتحساب نمی‌شوند. انبار کالا را تحویل داده، اما اسناد مالی هنوز تکمیل نشده‌اند.

 

بیشتر بخوانید : نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ + اهمیت استفاده از آن

 

 

تضمین درآمد، بدون تحلیل اطلاعات حسابرسی کامل نمی‌شود

اگر تضمین درآمد را یک سیستم هشدار بدانیم، تحلیل اطلاعات حسابرسی نقش رادار این سیستم را ایفا می‌کند.

بررسی دستی چند صد سند مالی شاید بتواند بخشی از خطاها را آشکار کند، اما سازمان‌های امروزی روزانه هزاران رکورد اطلاعاتی تولید می‌کنند؛ از سفارش مشتری گرفته تا ثبت ساعات کاری، اسناد مالی، عملیات انبار و قراردادها.

تحلیل اطلاعات حسابرسی این داده‌ها را کنار یکدیگر قرار می‌دهد و ارتباط‌هایی را پیدا می‌کند که معمولاً در گزارش‌های معمولی دیده نمی‌شوند؛ برای مثال:

 

خدماتی که ارائه شده اما صورتحساب ندارند

گاهی عملیات پایان یافته است، اما فرآیند صدور فاکتور متوقف مانده و درآمد بالقوه هرگز وصول نمی‌شود.

اختلاف میان زمان واقعی پروژه و زمان ثبت شده

در شرکت‌های خدماتی، هر ساعت ثبت نشده می‌تواند به معنای درآمد از دست رفته باشد. به همین دلیل استفاده از سامانه‌های تایمشیت، به ویژه در شرکت‌هایی با ساختار ماتریسی یا پروژه محور، اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. این سامانه‌ها که از نظر شیوه مدیریت فعالیت‌ها شباهت زیادی به ابزارهای شناخته شده مدیریت پروژه دارند، تصویری دقیق از زمان صرف شده برای هر فعالیت ارائه می‌دهند و مانع از حذف ناخواسته بخشی از درآمد می‌شوند.

 

بیشتر بخوانید : پیاده سازی تایم شیت؛ برای مدیریت کارآمد زمان در سازمان

 

مغایرت میان واحدهای مختلف سازمان

مقایسه اطلاعات فروش، انبار، خزانه‌داری، قراردادها و حسابداری می‌تواند مغایرت‌هایی را آشکار کند که در نگاه اول قابل تشخیص نیستند، اما اثر مستقیمی بر سودآوری دارند.

 

 

تضمین درآمد زمانی ارزشمند است که بخشی از تصمیم‌گیری باشد، نه یک گزارش ماهانه

یکی از تفاوت‌های سازمان‌های پیشرو با سایر شرکت‌ها در این است که تضمین درآمد را به پایان ماه یا پایان سال موکول نمی‌کنند.

وقتی مدیر پروژه در همان روز از اختلاف ساعات ثبت شده مطلع شود، وقتی مدیر مالی همزمان وضعیت قرارداد، صورتحساب و دریافت مطالبات را مشاهده کند و زمانی که مدیرعامل بتواند با کمک داشبوردهای هوش تجاری روند نشت درآمد را به صورت لحظه‌ای ببیند، اصلاح فرآیندها بسیار ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر خواهد بود.

سودآوری از فروش بیشتر آغاز نمی‌شود؛ از حفظ درآمدی شروع خواهد شد

بسیاری از سازمان‌ها برای افزایش سود، بازارهای جدید پیدا می‌کنند، نیروهای بیشتری استخدام می‌کنند یا محصولات تازه‌ای توسعه می‌دهند؛ در حالی که گاهی سودآورترین تصمیم، جلوگیری از خروج درآمدی است که همین حالا در سازمان تولید می‌شود.

راهکارهای تضمین درآمد در هادی حساب زمانی بیشترین اثربخشی را دارند که با تحلیل اطلاعات حسابرسی، سیستم‌های مالی یکپارچه، مدیریت پروژه، تایمشیت، BPMS و ابزارهای هوش تجاری ترکیب شوند.