نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ + اهمیت استفاده از آن
در دنیای امروزی با پیشرفت تکنولوژی، برای برنامه ریزی و پیشبرد پروژه های کاری به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز است. این نرم افزار نقش مهمی در کم کردن چالش هایی مانند زمان کم یا جلوگیری از اتلاف سرمایه خواهد داشت. اگر تا به حال از این نرم افزارها برای مدیریت کسب و کار خود استفاده نکرده اید، می توانید آن را به مهم ترین ابزار مدیریتی خود تبدیل کنید. برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار و قابلیت های آن در ادامه با رایان نوین همراه باشید.
نظارت بر پیشرفت پروژه
نظارت بر پیشرفت پروژه، برای جمع آوری داده ها و بررسی عملکرد، مفید خواهد بود. با بررسی داده ها می توان نقشه ادامه راه را مشخص کرد و برنامه ریزی درست تری انجام داد. معمولا مدیریت پروژه شامل شروع، برنامه ریزی مناسب، نظارت اصولی، تعیین میزان هزینه های پروژه و در نهایت زمان بندی درست خواهد بود. نظارت در تمام مراحل کار باید انجام شود تا پروژه به ثمر برسد.
بیشتر بخوانید: آشنایی با Timesheet و مزایای آن
برای نظارت بر پروژه باید طرز کار با نرم افزار مدیریت پروژه را یاد بگیرید. در ابتدا یک خط مبنا برای پروژه خود مشخص کرده تا خطرات را کاهش دهید. زمان بندی پروژه باید با توجه به حجم کار انجام شود. این جدول زمانی تا انتهای کار در نرم افزار وجود دارد و امکان بررسی پیشرفت در زمان مشخص، وجود خواهد داشت. برآورد هزینه های پروژه با توجه به زمان بندی در پیشرفت آن اهمیت خیلی زیادی دارد. برای نظارت اصولی از گزارش ریسک استفاده کنید که میزان ریسک موجود در پروژه و درصد موفقیت را مشخص می کند.
کنترل پروژه از طریق نرم افزار
زمان بندی اجرای پروژه
زمان بندی در نرم افزار مدیریت پروژه تعیین مدت زمان انجام فعالیت های ضروری و مهم هر پروژه است. برای مدیریت زمان بندی در یک پروژه باید ابتدا برنامه ریزی مناسبی برای فعالیت ها انجام دهید. تعریف فعالیت، اولویت بندی، تخمین زمان مورد نیاز و کنترل برنامه همگی بستگی به زمان بندی درست پروژه دارند. برای برآورد زمان دو رویکرد مهم وجود دارد که یکی انسان محور و دیگری پروژه محور است.
در رویکرد انسان محور نظر کارشناسان فنی و باتجربه به همراه تکنیک تصمیم گیری گروهی مورد استفاده قرار می گیرد. این رویکرد افزایش همکاری و استفاده از تجربیات گذشته را بسیار بالا می برد. در رویکرد دوم زمان بندی، با توجه به برآورد قیاسی که به معنای زمان بندی بر اساس تجربیات و پروژه های مشابه است، انجام می شود. این نوع برآورد دقت خیلی بالایی ندارد؛ اما شاخص های مختلفی به بالا بردن دقت آن کمک می کنند. مهم ترین شاخص ها، برآورد سری های توانی و برآورد سه نقطه ای هستند.
بیشتر بخوانید: چرا برای رشد کسب و کارتان باید از نرم افزار تایم شیت استفاده کنید؟
رویکرد پروژه محور بعدی برآورد پارامتری است. در این برآورد مدت زمان هر کار را در حجم کار ضرب کرده تا مدت زمان کل پروژه به دست بیاید. این روش بسیار آسان است و کار تخمین زمان کلی را راحت تر می کند. زمانی که به اطلاعات دسترسی کاملی داشته باشید، می توانید از این روش استفاده کنید. برآورد سوم در رویکرد پروژه ای Bottom-Up Estimate است که دقیق ترین روش می باشد. فعالیت های بزرگ به قسمت های کوچک تقسیم شده و زمان هریک به آسانی تخمین زده می شود.
مدیریت زمان پروژه
اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
استفاده از نرم افزار پروژه برای کنترل و پیشرفت یک پروژه کاملا ضروری می باشد. استفاده از نرم افزار مدیریت دارای مزایای زیادی است که می تواند به بهبود برنامه ریزی و برنامه های پروژه کمک کند. با استفاده از نرم افزار، می توانید مراحل مختلف پروژه را به صورت گام به گام و دقیق برنامه ریزی کنید و به شما کمک می کند تا موعد تحویل پروژه را پیش بینی نمایید.
بیشتر بخوانید: داشبورد مدیریتی چیست و چگونه می تواند به بهبود کسب و کار ما کمک کند؟
همچنین، نرم افزار مدیریت پروژه به شما امکان می دهد تمام منابع پروژه را بهبود دهید. با نظارت و کنترل دقیق بر تمام منابع از جمله زمان، بودجه و منابع انسانی، می توانید به افزایش کارایی و بهره وری پروژه بپردازید. مسئولیت ها برای هر عضو تیم به طور واضح تعیین شده و پیشرفت پروژه به صورت مداوم بررسی خواهد شد. نرم افزار همچنین به شما امکان می دهد تمام اسناد و اطلاعات پروژه را مرتب و سازماندهی کنید. با داشتن شفافیت در مورد وضعیت پروژه و دسترسی به اسناد، هماهنگی بین اعضای تیم بیشتر می شود.
سخن آخر
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه، کارهای خود را مدیریت کرده و به پیشرفت دلخواه دست پیدا خواهید کرد. مشاغل مختلفی می توانند از این نرم افزار برای پیشبرد اهداف بلند مدت خود استفاده کنند. مجموعه رایان نوین بهترین نرم افزار مدیریتی را در اختیار شما قرار می دهد. برای آشنایی بیشتر با امکانات مجموعه ما و مشاوره روی لینک زیر کلیک کنید.
برای خرید و مشاهده پرتال مدیریت کارکنان و پروژه ها (Time sheet) فروشگاه آنلاین هادی حساب رایان نوین مراجعه کنید:
نظر بدهید