چرا برای رشد کسب و کارتان باید از نرم افزار تایم شیت استفاده کنید؟
جالب است بدانید که امروزه در سراسر جهان بسیاری از کسب و کارهای موفق برای مدیریت بهتر کسب و کارشان از نرم افزار تایمشیت استفاده می‌کنند. قرن‌ها است که از ساعت‌ها و تایمر‌های گوناگون استفاده کرده ایم اما امروزه دور، دورِ نرم افزار تایم شیت است! اگر تا به حال برای مدیریت کسب و کارتان از این نرم افزار استفاده نکرده اید، این مقاله را از دست ندهید و با فواید بسیار جالب و مفید این نرم افزار‌ها آشنا شوید. تایم شیت می‌تواند برای مدیران پروژه، و تمام کارمندانی که در انجام پروژه‌های کاری همکاری دارند، فواید بسیار زیادی را به ارمغان بیاورد.
اما دلیل این همه محبوبیت تایمشیت چیست؟ این نرم افزار چه فواید فوق العاده ای برای کسب و کار شما به ارمغان خواهد آورد؟ در ادامه این مقاله، به بررسی پاسخ این سوال می‌پردازیم و برخی از جالب ترین مزایای استفاده از تایم شیت را توضیح خواهیم داد.
1. پروژه‌ها را بهتر مدیریت کنید
مدیریت بهینه پروژه‌ها مستلزم این است که محاسبه دقیقی از پروژه‌های انجام شده داشته باشید. هنگامی که دقیقا می‌دانید چه میزان زمانی برای انجام هر پروژه صرف کرده اید، بهتر می‌توانید زمان مورد نیاز برای پروژه‌های آینده را نیز پیشبینی کنید.
این نرم افزار‌ها به شما اجازه می‌دهند که تمام جزئیات مربوط به پروژه‌ها را به دقت بررسی کنید. به این صورت، می‌توانید به نحوی بسیار دقیق تر هزینه‌های مورد نیاز برای هر پروژه، میزان زمان مورد نیاز برای انجام آن، و … را تخمین بزنید. می‌توان گفت که نرم افزار‌های تایم شیت به طور قطع یکی از ابزار بسیار ضروری برای مدیریت پروژه هستند.
2. حساب و کتاب دقیق تری داشته باشید
نرم افزار تایم شیت به شما کمک میکند که به طور مستمر دقیقا بدانید که در چه زمانی، برای چه کسی چه کاری را انجام می‌دهید. به این صورت دیگر نیازی نیست نگران بروز اشتباه در محاسبه ساعت های کار و صدور صورت حساب باشید.
این نرم افزار‌ها به هنگام کار هر چه شما انجام می‌دهید را ثبت می‌کنند. به این صورت، شما نیازی نخواهید داشت که کارها انجام شده را به خاطر بسپارید. با کمک این نرم افزار می‌توانید زمان دقیق کار خود را محاسبه کنید.
3. عملکرد بهتری داشته باشید
تایمشیت به شما کمک میکند که جزئیات مربوط به هر پروژه را بررسی کنید، نقاط ضعف خود را پیدا کنید و بهره وری خود را افزایش دهید. به این صورت می‌توانید عملکرد بسیار بهتری داشته باشید.
جالب است بدانید که این نرم افزار‌ها به طور دقیق مشخص می‌کنند که چه چیزهایی به هنگام کار حواس شما را پرت می‌کنند، و چه چیزهایی از سرعت کار شما می‌کاهند. به این نحو، می‌توانید نقاط ضعف خود را پیدا کنید و مسائلی که باعث کاهش سرعت تان می‌شوند را رفع نمایید.
4. پیشرفت تان را با دیگران به اشتراک بگذارید
یک نکته بسیار جالب در مورد نرم افزار تایم شیت، این است که گزارش پیشرفت هفتگی شما را در اختیار تان می‌گذارد. این نرم افزار به طور دقیق به شما نشان می‌دهد که در طول هفته چه میزان کار انجام داده اید. اگر در طی هفته‌های متعدد از این نرم افزار استفاده کنید، می‌توانید به بهترین و ساده ترین روش پیشرفت خود را بسنجید.
اما این تمام ماجرا نیست! تایمشیت نه تنها به شما کمک میکند که پیشرفت تان را بسنجید، بلکه به شما امکان به اشتراک گذاری پیشرفت تان را نیز می‌دهد. این نرم افزار‌ها گزارش‌های بسیار مفیدی از عملکرد هفتگی شما ارائه خواهند داد. کارمندان می‌توانند با استفاده از این نرم افزار‌ها، به بهترین شکل عملکرد هفتگی خود را به مدیران گزارش بدهند. اگر شما مدیر یک پروژه یا یک شرکت هستید، حتما به شما پیشنهاد می‌کنیم که از کارمندان تان بخواهید از این نرم افزار استفاده کنند. به این صورت می‌توانید بر عملکرد کارکنان نظارت بسیار خوبی داشته باشید و شاهد فرایند پیشرفت پروژه باشید.
یک نکته جالب دیگر، این است که شما می‌توانید از این گزارش‌ها برای جلب اعتماد بیشتر ارباب رجوع نیز استفاده کنید. با ارائه دادن این گزارشات به ارباب رجوع، آنها به خوبی خواهند دانست که هزینه شان دقیقا صرف چه اقداماتی شده است. زمانی که ارباب رجوع بدانند که کار آنها در دست شما به چه صورت پیش می‌رود، اعتماد شان به شما تقویت خواهد شد.
5. ظرفیت را بسنجید
نرم افزار‌های تایم شیت به شما کمک می‌کنند که به صورت هفتگی برنامه ریزی کنید. با کمک این نرم افزار می‌تواید بسنجم که میزان زمانی که در طول هفته خواهید داشت، چقدر با میزان کاری که باید به انجام برسانید مطابقت دارد.
بدون دانستن ظرفیت تان، نمی‌توانید حجم کاری مناسبی برای خود مشخص کنید. حفظ پایداری کسب و کارتان نیز بدون محاسبه ظرفیت تان ممکن نخواهد بود. این ویژگی می‌تواند برای مدیران پروژه بسیار مفید و ضروری باشد. به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید میزان تلاش تیم را هماهنگ کرده و تعادل ببخشید. نرم افزار تایمشیت به شما کمک میکند که در عرض چند ثانیه بتوانید ظرفیت تیم را بسنجید و تعادل بسیار بیشتری به کارها ببخشید.
6.میزان سود بخشی را افزایش دهید
برای این که کسب و کارتان روز به روز سود بخش تر شود، باید به طور دقیق بدانید که زمان تان صرف انجام چه کارهایی خواهد شد. نرم افزار تایم شیت به شما نشان می‌دهد که وقت تان را چگونه می‌گذارنید. این نرم افزار در عرض چند ثانیه به شما خواهد گفت که در چه جاهایی وقت و هزینه تان را به هدر می‌دهید. علاوه بر آن، به شما کمک خواهد کرد که بدانید بودجه پروژه تان صرف چه چیزهایی می‌شود. همچنین، با کمک این نرم افزار می‌توانید اطمینان حاصل کنید که طبق اولویت‌های تان پیش می‌روید.
7.در وقت و انرژی تان صرفه جویی کنید
با استفاده از نرم افزار تایمشیت، می‌توانید متوجه شوید که چه پروژه‌هایی برای شما سود بخش تر بوده اند. همچنین، خواهید دانست که کدام پروژه‌ها سود بخشی کمتری داشته اند. از طریق این نرم افزار، می‌توانید میزان سود بخشی هر پروژه و یا پروژه‌های ارباب رجوعان گوناگون را ارزیابی کنید.
با آگاهی بر این موضوع، می‌توانید وقت تان را صرف پروژه‌هایی کنید که انجام دادن شان برای شما به صرفه تر است. اگر بر میزان سود بخشی پروژه‌ها آگاهی نداشته باشید، احتمالا بخش زیادی از وقت تان را صرف انجام پروژه‌هایی خواهید کرد که سود بخشی کمتری برای شما به همراه دارند. بنابراین به شما پیشنهاد می‌کنیم که با کمک نرم افزار تایم شیت پروژه‌های تان را از نظر سود بخشی به بهترین نحو مقایسه کنید تا در وقت و انرژی خود و اعضای تیم تان صرفه جویی کرده باشید.
مزایای نرم افزار تایم شیت
- در برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها به شما کمک میکند.
- با استفاده از این نرم افزار‌ها می‌توانید به نحوی مفیدتر فعالیت کنید.
- کار کردن با این نرم افزار‌ها بسیار ساده است.
- به کارمندان کمک میکند تا درک بهتری از فرایند کاری داشته باشند.
- محاسبه های کاری برای شما به نحوی راحت تر و دقیق تر انجام خواهند شد.
- با استفاده از این نرم افزار‌ها به سودآوری بیشتری خواهید رسید.
معایب نرم افزار تایم شیت
- احتمال خطای انسانی در هنگام کار کردن با این نرم افزار‌ها وجود دارد.
- در بعضی موارد ممکن است کارمندان شما احساس کنند که شما اعتماد کافی به آنها ندارید و به همین علت از آنها می‌خواهید که از این نرم افزار‌ها استفاده کنند. بنابراین می‌توانید برای جلوگیری از این موضوع، برای آنها توضیح دهید که این موضوع دلیل بر عدم اعتماد و اطمینان شما به آنها نیست. بلکه روشی است برای نظم بخشیدن به فرایند کاری و حصول اطمینان از این که تمام کارمندان از وظایف‌شان آگاه هستند.
- کارمندان نیاز خواهند داشت زمان مختصری را در ساعت کاری شان برای پر کردن این فرم ها در نظر بگیرند.
این نرم افزار‌ها به نحوی زمان بندی پروژه‌ها را مدیریت می‌کنند که شما بتوانید به راحتی نسبت به موارد زیر آگاه شوید:
- تیم شما بر روی چه پروژه‌هایی کار میکند؟
- در چه زمانی این کار را انجام می‌دهد؟
- آیا اعضای تیم کار را به نحو درست انجام می‌دهند یا خیر؟
خدمات مرتبط :
- سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کارهای سازمان (BPMS)
- سیستم حسابرسی مبتنی بر رایانه (Audit IT)
- سیستم ساعت کارکرد و وضعیت عملکرد پرسنل و پروژه های موسسات حسابرسی (QC)
مقالات مرتبط :
نظر بدهید